品川で子育てしているSEのゆるゆる芋づる式日記

品川区での保活記録(2016年入園)、子育て、ドラマなどなど一応東大なミーハーSEが綴っています

ドキュメント類を整理してみる

おはようございます。

先日「片づけとはシステムを作る事」と、整理収納アドバイザーの先生の受け売りを熱く語らせていただきました。
tonarinotororodesu.hatenablog.com

先日紙書類をがっつり整理したので、その記録がてらドキュメントについてはこんなシステムにしています、という流れを書いてみました。お役立ち、と言うより何故か趣味的な感じになりました。。。

我が家のドキュメント仕分けシステム

図にするとこんな感じです。見づらくてすみません。

「フォルダー」は正確には無印の「スタンドファイルボックス」を主に使ってるのですが、ややこしいので「フォルダー」で統一します。
www.muji.net

つい「ファイル」をまとめる=「フォルダー」というWindows脳が。

Unix脳だとディレクトリか。おいといて。

ポイント

1. そもそものインをできるだけ減らす。
元から断たなきゃダメー!ってなんだっけ。。
明細のWeb化とか、やたらにチラシを持って帰らないとか。

2. すぐ捨てられるものはさっさと捨てる(人間の心理として、とっておく期間が長い程捨てがたくなるらしい)

3. 毎日整理する時間はなかなかないので、とりあえず一時置きを作る

4. 「一時置き」の際、ToDoがあるものは決まった場所にあるToDoリストにもメモっておく(evernoteなど。そうすれば忘れられる)。できれば期日もつけて。「一時置き」フォルダーもToDoあるなしで分けるという手もあり。

5. 週次・月次位のバッチでフォルダーの中身を見直し(楽しい~)。捨てたりファイルにまとめたり。2-3割は「捨て」に回り、紙の束見て爽快な気分になります。

6. 個人情報系を消すセットは取り出しやすい所に置いておく。
シュレッダーはどうも億劫で消しポンを主に使っているのですが、しばし元の字がてかったまま「消えてない・・・」という事があり。最近はこんなのを買ってみました。

ちなみに私はAmazonの荷物が届いたらその日のうちに段ボール解体・ラベルはがして個人情報処理をするようにしています。

夫は箱を取っておきがちで、部屋に空いた段ボールの山が・・・"(-""-)" きぃっ。

7. ファイルはさらにフォルダーにイン。フォルダーには何のファイルが入っているかラベリングしておく。

(こんな感じ)
子ども関連

自分のもろもろ。

テプラのシールが斜めっても気にしないあたりに性格が。。

小分けにすると、ちょっとした時間にこの中の1ファイルだけ整理、とかできてよいと思います。「とりあえず」ファイルは膨らみがちなので注意。

8. さらに四半期~年次位で棚卸し

・・・といった感じです。仕事か。

もっともほんとの仕事のデータは基本電子化されてるし、しまう先もクラウドで大容量化してるので見返して捨てる事もなくなってきています。(なので、大事なのは最初の「仕分け」部分。)

紙のデータは場所を取るので「捨てる」作業がいるんだなぁ。。都度スキャンするって手もありますが、それはそれで面倒で。。棚卸作業は好きなので今のところあまり苦にならずです。

おまけ:クリアファイルコレクション

この方法のいいところは、クリアファイルを有効活用できるところ。つい、旅先や美術館のショップで買ってしまうんですよね。。有効活用というか、買う言い訳かも。

歴史系

美術館系

エンタメ系


おまけ:いまだ解決しない問題

あれこれ一生懸命頑張っても、ひとたび外部からの攻撃を受けるとこんな感じになってしまいます。。

まずはデータセンターは安全なところにと言うところでしょうか…しかし安全過ぎるとアクセス悪いし悩ましい。