品川で子育てしているSEのゆるゆる芋づる式日記

品川区での保活記録(2016年入園)、子育て、ドラマなどなど一応東大なミーハーSEが綴っています

仕事と時間の話 - 5. 復職して効率化めざす(各論)

も少し効率化の工夫で今思いつくものを列挙してみたいと思います。思えばほんとはここが本陣だったのがだいぶ長い道のりでした。。。
特にこれ、と思ったのを青にしてます。なんというか、自分としてはこうしたいと思う事です。

・「段取り」9割。
例えば会議をする時は、あらかじめアジェンダ用意して、趣旨や決めたい事を明確にして選択肢&自分の意見用意して、ディスカッションになりそうな事は予め会話しておいて・・・ってしたらだいたいどうにかなる気がします。他人の時間を尊重しないと信頼を失ってしまうなと。
※会議の趣旨によって段取りも異なりますが例として。

・計画や設計に時間を割く。
さすれば後はスムーズ。リスクの洗い出しも重要。

・期日は余裕もたせる。
ギリギリにすると自分の首を絞めるので。。

・人に説明する時は丁寧に。
コミュニケーションミスするとたいがい後が超面倒。システムの話を口頭でするとよくわからなくなるので、だいたい手書きでもなんでも図を作ったり、画面共有したりして認識の齟齬がないようにする。

・めんどくさがらずステークホルダーと会話する。
やらないで勝手に決めるとある程度進んでから「そもそも」と言われてひっくり返る事になるわ、信頼失うわろくな事がない。

・困ったらすぐ相談。
自分で抱えてても解決しないし共有しておかないと自分がいないとき困るから。

・やだな、と思った事から始める。
経験上、時間がかかるから。そっと置いといたらそのうちやらなくてよくなった、って事もありますが。。

・事務処理は早めにやる。

・やってる事は文書化してマメにシェアする。

8割位でいったん人に見せる。
100%にしてから、だと遅くなる。どうせ穴があって手直しは必要になるので早めに見せる。

・毎日朝、予定とToDo確認する。
   ・朝はまずカレンダーで会議予定確認
   ・ToDoをどんな細かいものでも箇条書きで書き出して(メールの返事する、とかでも。もう覚えられないので・・・)、特に優先度が高いのは青にハイライト
   ・逆に今日でなくていいものは専用の印(適当に◇とか)つけて、いつやるか日付つけておく
   ・リストを見て順序を考えて一番上に書く
   ・終わったToDoは終わった印(適当に■とか)つける
   ・次の日は、前日分を全部コピペして、■のは消す ←快感
   紙の手帳だと追いつかない・コピペできないのでPC上(Notes)でやってます。たいしたツール使ってるわけではないけど結局シンプルが続く・・・。

・日程調整系はできるだけ速く回答する。

・便利ツールを探して使う。

・・・よく言われる事だけど。
(もう少しだけ続く)

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